Politik om Privatlivsbeskyttelse og Datasikkerhed for Ejendomsadministration hos Hupfeld & Hove Advokataktieselskab

Vores Advokatvirksomhed tager som dataansvarlig beskyttelsen af dine persondata alvorligt. Vi vil altid gøre vores bedste for at sikre dine data og privatlivet for dig

Velkommen hos Hupfeld & Hove Advokataktieselskab

Som besøgende på vores hjemmeside og/eller modtager af ydelser tilknyttet vores Ejendomsadministration overdrager du data til os i egenskab af privatperson eller som repræsentant for en virksomhed. Vi er ansvarlige for dine persondata og har derfor vedtaget denne Politik om Privatlivsbeskyttelse og Datasikkerhed (”Politik”), der fortæller dig, hvordan vi behandler persondata. 

Vi værner om din personlige integritet. Det er derfor vigtigt for os at beskytte dine persondata og sikre, at behandling af dem sker på et korrekt og juridisk grundlag. Denne Politik har til formål at skabe gennemsigtighed i forhold til de informationer vi indsamler om dig, og hvorledes de anvendes. 

Vi beder dig derfor om grundigt at læse vores Politik og sikre, at du forstår vilkårene, da de danner retningslinjerne for vores kommunikation, uanset hvem du er og uanset vores relation.

EJEROPLYSNINGER OG DATAANSVAR:

Ejer af denne hjemmeside og dataansvarlig i forhold til nærværende Politik er Hupfeld & Hove Advokataktieselskab, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen

Kontaktoplysninger:
Virksomhed: Hupfeld & Hove Advokataktieselskab
Kontaktperson: Niels Hupfeld
Adresse: Viemosevej 62
CVR: 30 80 92 89
Telefonnr.: 35 27 80 20
Mail: nh@hplaw.dk
Hjemmeside: www.hplaw.dk

BEHANDLING AF PERSONDATA

Dine persondata er alle slags oplysninger og informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig som privatperson. Vi indsamler og behandler kun persondata om dig, der er relevante og nødvendige i forhold til dit medlemskab af den andels- eller ejerboligforening, som vi administrerer.

Foreningen vil være dataansvarlig for behandlingen af dine persondata, og vi er databehandler for foreningen.

Formål med indsamling af persondata og retsgrundlag
I forbindelse med at du er medlem af en andels- eller ejerboligforening, som vi administrerer, indsamler vi oplysninger om dig på vegne af foreningen. De pågældende oplysninger er nødvendige for, at vi på vegne af foreningen entydigt kan identificere dig og kommunikere med dig samt administrere foreningsmedlemskabet og sikre de hermed forbundne rettigheder og forpligtelser for både dig og for foreningen. 

Indsamling af oplysningerne vurderes nødvendige af hensyn til indgåelse af kontrakt i forbindelse med boligadministration, herunder ved køb/leje/salg af bolig i foreningen, jf. artikel 6, stk. 1, litra b i databeskyttelsesforordningen.

Hvilke oplysninger behandler vi?
Som led i vores boligadministration, kan Hupfeld & Hove indsamle følgende oplysninger om dig på vegne af foreningen: 
• navn
• CPR-nr. 
• adresse
• telefonnummer
• e-mailadresse
• erhverv og stilling, hvis der er tale om erhvervsdrivende
• billedlegitimation, for efterlevelse af hvidvaskloven
• fuldmagtsforhold
• tegningsrettigheder
• nærmere anvendelse af lejligheden
• foreningsbidrag
• varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger
• bankkontonummer
• bestyrelsespost i foreningen
• husstand
• familieforhold
• udlejningsforhold, herunder fremlejeforhold
• adgangsnøgler og -kort
• indretning af lejlighed/boligen
• andelsværdi, hvis der er tale om en andelslejlighed
• betalingsmisligholdelser og øvrige overtrædelser af foreningsmedlemsskabet
• advarsler, påtaler og eksklusion
• dødsfald, rekonstruktion og konkurs
• tinglyst gæld
• tinglyste servitutter og rettigheder i lejligheden/boligen

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata
Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende.

Da administrationen af dit foreningsmedlemskab er afhængig af, at dine persondata er korrekte og opdaterede, bedes du ligeledes orientere os om ændringer hertil.

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige
Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. Således opbevarer vi kun dine persondata, indtil krav ifølge de konkrete retsforhold er forældet. 

Vi videregiver ikke dine persondata uden samtykke eller krævet under dansk lov
Vores behandling og deling af dine persondata vil være begrænset til de ovenfor nævnte formål eller for at opfylde eventuelle retlige forpligtelser i henhold til dansk ret. Derfor er vores behandling af dine persondata motiveret af kontraktlige og berettigede legitime interesser, hvor et samtykke ikke er et nødvendigt lovligt grundlag. 

Såfremt vi ønsker at anvende dine persondata til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, vil vi orientere dig herom og indhente dit samtykke på forhånd. Når vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil afgive samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Foreningen vil være dataansvarlig for behandlingen af dine persondata, og vi er databehandler for foreningen. Dine persondata vil blive videregivet til foreningen, ligesom de vil blive videregivet til offentlige myndigheder i det omfang, vi er forpligtet hertil i henhold til dansk ret.

Vi overfører ikke persondata til behandling uden for EU og EØS, medmindre der foreligger et lovligt overførelsesgrundlag, og i så fald vil du modtage orientering herom forinden overførslen.

SIKKERHED

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed. Vi har pligt til at opbevare dine oplysninger sikkert og fortroligt.

Vi har implementeret såvel tekniske som organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt,  blive ændret, uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

BRUG AF COOKIES

På vores hjemmeside gøres der brug af cookies.

Hvad er Cookies?
En cookie er en lille tekstfil, som gemmes i webbrowseren på dit it-udstyr. Det kan være din computer, tablet eller smartphone. Formålet er at genkende it-udstyret og dermed observere din brug og adfærd på hjemmesiden. En cookie er en passiv fil, der hverken kan indsamle de oplysninger, der er lagret på din computer eller sprede nogen former for virus og andre skadelige programmer. Cookies anvendes af stort set alle hjemmesider.

DINE RETTIGHEDER

Når vi behandler persondata om dig, enten på vores egne eller andres vegne, har du en række rettigheder i henhold til den danske personbeskyttelseslovgivning.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Når vi har modtaget din anmodning, undersøger vi, om vi kan identificere dig, og om betingelserne for rettigheden er opfyldt. I bekræftende fald sørger vi eller den dataansvarlige, hvis vi ikke er dataansvarlig, for at rettigheden bliver opfyldt så hurtigt som muligt.

Som udgangspunkt kan du frit og gratis benytte dig af dine rettigheder. Såfremt du beder om ekstra kopier af oplysninger, kan vi dog opkræve et gebyr herfor. Ved anmodninger, som er åbenbart grundløse eller overdrevne, kan vi også opkræve et gebyr for at give oplysninger eller afvise at efterkomme anmodningen. Udøvelsen af dine rettigheder må heller ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder, og vi kan derfor nægte at opfylde dine rettigheder helt eller delvist, hvis der er tale herom.

Dine rettigheder vedrørende persondata

Indsigtsret
Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data.

Ret til berigtigelse
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.

Ret til sletning
Du har ret til at kræve dine persondata slettet hos os, hvis persondata ikke længere er nødvendige for at opfylde det formål, som de er indsamlet til, hvis vores behandling af persondata er baseret på dit samtykke, og du trækker samtykket tilbage, og der ikke er et andet retsgrundlag for behandlingen, hvis du gør berettiget indsigelse mod behandling i samfundets eller andres interesser, hvis behandling sker med henblik på direkte markedsføring, hvis der er tale om en ulovlig behandling, eller hvis sletning følger af dansk ret.

Du har dog ikke ret til at kræve persondata slettet hos os, hvis behandling af persondata er nødvendige for at opfylde en kontrakt, som du og/eller foreningen, du bor i, er part i, for at udøve retten til ytrings- og informationsfrihed, for at overholde en retlig forpligtelse, som vi er underlagt i henhold til dansk ret, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. 

Ret til begrænsning af behandling
Du har ret til at få vores behandling af dine persondata begrænset, hvis du bestrider rigtigheden af persondata, indtil at vi har fastslået, om persondata er korrekte; hvis behandlingen er ulovlig, men du i stedet for sletning ønsker at anvendelsen af persondata begrænses; hvis vi ikke længere har brug for persondata til behandlingen, men persondata er nødvendige for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares;, eller hvis du har gjort indsigelse mod en behandling i samfundets eller andres interesser, indtil det er fastslået, at de pågældende interesser går forud for dine interesser. 

I forbindelse med en begrænsning af behandling af persondata, må vi kun behandle persondata, bortset fra opbevaring, med dit samtykke eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en anden fysisk eller juridisk person eller af hensyn til vigtige samfundsinteresser.

Ret til overførsel af persondata (dataportabilitet)
Du har ret til i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format at modtage de persondata om dig, som du har givet til os, og du har ret til at transmittere disse oplysninger til en anden dataansvarlig, når behandlingen er baseret på et samtykke eller på en kontrakt, og behandlingen foretages automatisk. 

Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod en behandling af dine persondata i samfundets eller andres interesser, og persondata må herefter ikke længere behandles, medmindre vi kan påvise vægtige legitime grunden til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Du har endvidere til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en behandling af dine persondata med henblik på direkte markedsføring, og persondata må herefter ikke længere behandles til dette formål.

Klage
Du har også ret til at klage til Datatilsynet. Klager skal i så fald sendes til Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K. Du kan finde nærmere oplysninger om Datatilsynet på www.datatilsynet.dk. 

Vi vil påskønne at modtage en kopi af klagen i forbindelse med fremsendelsen til Datatilsynet, så vi kan tage  stilling til hertil.

REVIDERING AF POLITIKKEN

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i nærværende Politik. Den til enhver tid gældende Politik vil være tilgængelig på vore hjemmeside. 

25. maj 2018